Pendekatan Dalam Manajemen Proyek

Proyek adalah suatu kegiatan bersifat temporer untuk menghasilkan produk atau jasa yang bersifat unik. Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, kemampuan, alat, dan teknik dalam aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek.

(PMBOK Guide, Sixth Edition, 2017)

Manajemen proyek banyak diterapkan untuk mengelola proses pengerjaan proyek agar proyek dapat selesai dan memenuhi setiap target yang telah ditentukan. Suatu proyek dapat dikatakan berhasil apabila telah memenuhi tiga aspek utama, yaitu scope (cakupan), cost (biaya), dan time (waktu). Oleh karena itu, untuk dapat memenuhi ketiga aspek tersebut maka muncullah pendekatan-pendekatan yang membantu dalam mengendalikan penggunaan sumber daya dan aktivitas yang dilakukan dalam proyek. Beberapa pendekatan tersebut adalah sebagai berikut.

1. Pendekatan Tradisional

Pendekatan ini berfokus pada proses penyelesaian proyek yang cepat. Pendekatan ini cocok untuk digunakan pada proyek yang memiliki tujuan dan kebutuhan yang jelas dan terdefinisi dengan baik. Pendekatan ini membagi aktivitas proyek ke dalam beberapa fase yang berjalan secara sekuensial, artinya harus dilakukan secara berurutan. Beberapa contoh dari pedekatan tradisional adalah pendekatan waterfall, process-oriented (misalnya PMBOK), dan PRINCE2.

Kelemahan dari pendekatan ini adalah ketidakmampuan dalam menangani perubahan pada kebutuhan yang sering terjadi dalam proses pengerjaan proyek. Meskipun demikian, pendekatan ini masih dapat digunakan dalam pelaksanaan proyek berskala kecil.

2. Pendekatan Agile

Pendekatan agile sangat cocok untuk pengerjaan proyek yang memiliki nilai yang jelas, aktivitas proyek yang bersifat iteratif, dan melibatkan partisipasi klien dalam prosesnya. Pendekatan ini memiliki empat nilai dasar sebagai dasar proses manajemen proyek. Nilai tersebut adalah:

      a. Individu dan interaksi daripada proses dan sarana.
      b. Perangkat lunak yang berfungsi dengan baik dibanding dokumentasi yang komprehensif.
      c. Kolaborasi dengan pelanggan/klien dibanding negosiasi kontrak.
      d. Memberikan repon terhadap perubahan daripada mengikuti rencana.

Dalam pendekatan agile, perubahan diterima sebagai kondisi yang tidak dapat dihindarkan dalam pengerjaan proyek.

3. Pendekatan Extreme

Manajemen proyek ekstrim (extreme project management) merupakan pendekatan yang cocok untuk mengatur proyek dengan tujuan dan solusi yang kurang jelas, memiliki resiko, perubahan, dan tingkat kegagalan yang tinggi. Pendekatan ini seringkali digunakan untuk mengelola penelitian dan pengembangan proyek. Dalam pendekatan ini, cakupan dalam setiap fase siklus pengerjaan proyek harus disesuaikan sebagai hasil kerjasama antara klien dan tim.

4. Pendekatan Emertxe

Pendekatan emertxe merupakan pendekatan yang cocok untuk mengontrol proyek dengan solusi yang jelas namun memiliki tujuan yang kurang jelas. Artinya bahwa solusi sudah ada namun belum dapat diterapkan dan permasalahan yang akan diselesaikan belum ditemukan. Contohnya adalah adanya teknologi namun penerapannya belum dapat digunakan.

Pemilihan pendekatan yang tepat dapat memaksimalkan kesuksesan dari sebuah proyek. Namun, pemilihan pendekatan yang salah dapat menjadi faktor utama kegagalan dari suatu proyek. Proses pemilihan pendekatan tidak dapat dilakukan secara sembarangan, tetapi harus sesuai dengan karakteristik proyek yang sedang dikerjakan. Salah satu pendekatan dapat dipilih atau dapat menggabungkan beberapa pendekatan sesuai dengan proyek tersebut.

Sumber:
Toljaga-Nikolic D, Petrovic D, Mihic M. How to Choose the Appropriate Project Management Approach?.2017. University of Belgrade: Serbia.